18 октября 2013 г.Редакция Портала SaaS.RU

Об одном кейсе использования системы управления проектами

В компаниях, пусть даже с небольшим количеством сотрудников всегда существует сложность с отслеживанием поручений. Кто на каком этапе, кто забыл выполнить задачу, где работа идет быстрее графика.

Мы поговорили с Артуром Чередниченко, генеральным директором компании «Дельфин-Гифтс» о его практике управления проектами - про то, как они справляются со своим потоком задач. Сотрудников в компании, надо отметить, не слишком много: сейчас в ней трудятся 15 человек, из них 2 в Китае и остальные в Москве. Но даже за ними трудно уследить.

Артур, как Вы пришли к системе управления задачами?

В работе всегда много людей, задач, вопросов. Как было раньше: я ставил задачу, сотрудник записывал, либо запоминал ее, и потом мог выполнить, а мог и забыть. Проблема была в том, что это нигде не фиксировалось. Причем забывали они об этом не потому, что они не компетентные, а из-за того что действительно много работы.

А у вас длительные проекты? И сколько в них занято людей?

Как правило в проекте участвует 1 закупщик. Есть много предпроектов, у нас даже выделен специальный бюджет на образцы. Если идет какой-то тендер, то мы обязательно изготавливаем образец и это тоже ряд процессов: дизайн, утверждение по срокам. Если мы выигрываем тендер мы запускаем основной бизнес-процесс, в нем задействован, как правило, один человек + много аутсорсинга: контроль качества, логистика, таможня и так далее. Порядка 30-40 задач в рамках данного бизнес-процесса. Заказчики все крупные, как российские, так и международные. Средний чек на 1,5 миллиона. И, соответственно, все очень требовательные. Однако практики управления проектами не было.

Какие системы управления Вы рассматривали?

Я на самом деле искал систему еще два года назад. Но видимо тогда еще не сформировал окончательного мнения, что же нам подойдет. Поэтому я даже не могу вспомнить, какую систему мы тогда пробовали, она не пошла абсолютно. Вся сложность была в том, что в ней нужно было делать много лишних телодвижений. Кроме того, там не было ни уведомлений, ни напоминаний, ни шаблонов. Она не прижилась, потому что и так работы много, а тут еще тратить время на это. Сотрудники не захотели. Поэтому первая практика управления проектами через систему была не очень успешная.

Также у нас была 1С, там в принципе есть бизнес-процессы, но это такая большая и сложная система, что мы ее не осилили. Для работы с 1С постоянно требовалось делать большое количество доработок, все это рушилось, приходил новый программист, говорил: «Какой кошмар, зачем вы это сделали, надо все заново!». А бесконечно вкладывать деньги, мы не в состоянии.

В итоге, остановились на ТимБридж и решили на практике попробовать управлять проектами.

У вас были сложности при внедрении системы управления?

Самая главная сложность – это люди, которые кричат: «Зачем нам эта система, мы и так справляемся!». На самом деле - не справляются. Все остальные сложности технические – их можно как-то обойти. Например, у нас в Китае ТимБридж открывается только через vpn, наши админы быстро настроили его. Так что это мелочи. Главное – люди, так как любое внедрение требует подвижек в сознании людей, которые привыкли выполнять свою работу определенным образом. Эту проблему решают напоминания, которые будут долбить тебя все время, и у тебя просто выбора не остается. Игнорировать они их точно не будут.

Какие ваши потребности закрыла система ТимБридж? И Вообще какое общее впечатление?

У нас 2 основные потребности: это отслеживание бизнес-процесса и постановка задач вне бизнес-процесса. Основную потребность, которую она закрывает – это постановка задач и контроль: все достаточно просто и быстро. На практике управление проектами оказалось очень эффективным именно через такую систему.

Что-то уже поменялось в работе после внедрения системы?

Да, я поставил ряд задач, о которых давно говорил, но никто не делал. Сейчас сотрудники зашевелились, так как видят, что задача есть, у нее есть дедлайн, и они обязаны ее выполнить.

Каким компаниям, на ваш взгляд подошло бы использование такого рода сервиса?

Наверное, малый бизнес – это полностью аудитория ТимБридж. Средний возможно. Хотя у среднего, наверное, есть свои ресурсы, чтобы создать систему под свои внутренние потребности. А вот малый вам подходит. Она закрывает основные точки. Мы когда настраивали свою систему 1С, многое изменяли, а в вашей системе стандартного функционала достаточно, осталось только планомерно развивать. У меня сейчас еще 2 проекта. Там тоже много типовых бизнес-процессов. ТимБридж подходит. Для home-офиса это вообще идеальная система. В принципе систему можно использовать как единый инструмент ведения всех бизнес-процессов на практике.