Времена, когда компания могла ограничиваться взаимодействием с существующими и потенциальными клиентами и быть при этом успешной, давно прошли. Многие операции выгоднее отдавать на аутсорс, а совокупность факторов, определяющих данное решение, практически не зависит от масштаба фирмы.

Конечно, всегда найдутся приверженцы полной автономности, спешащие выдвинуть крайне убедительные аргументы в пользу сохранения конфиденциальной информации, режима коммерческой тайны и прочих страшных слов.

Но когда речь заходит об экономической стороне вопроса, передача активности на исполнение субподрядчику может стать в разы, если не на порядок выгоднее, что зачастую оказывается самым сильным доводом в пользу принятия управленческого решения. Заметьте, речь даже не заходит о том, что профессионал в своей области по определению выполнит работу качественнее, чем назначенный под это дело сотрудник смежного подразделения. Итак, одобрение получено, осталось наладить обмен информацией и приступить к выполнению поставленных задач.

Бесспорно, существует масса каналов коммуникации, а для отдельных специализаций и вовсе придуманы уникальные инструменты для совместной работы. В эту нишу вписываются веб-приложения для подготовки макетов с возможностью коллаборации, онлайн-редакторы текстов и прочие сервисы, требующие регистрации, подписки и других дополнительных телодвижений. А что, если наладить эффективный диалог с исполнителем можно в буквальном смысле “не выходя из дома” - пользуясь привычной и уже давно развернутой в компании информационной системой?

В конце концов, все соединения зашифрованы, и даже в случае работы по модели SaaS данные не попадают на еще один внешний сервер. Наоборот - исполнитель включается в рабочий процесс и, кто знает, может быть, в один прекрасный день он станет штатным сотрудником? При таком развитии событий потребуется всего лишь поменять группу, права доступа и можно двигаться дальше.

Не будем забегать так далеко вперед, ограничимся текущими реалиями. Как обычно построено взаимодействие между заказчиком и дизайнерами различного профиля, верстальщиками, полиграфистами и прочими представителями творческих профессий, смеем предложить, знают все. По крайней мере, проблемам, возникающим в процессе взаимного непонимания, посвящены тонны текста и картинок в Интернете. Любые разногласия могут быть урегулированы, а взаимные обязательства - скреплены гарантиями и поручительством третьих сторон, но бумаги и договора, как правило, не облегчают взаимную работу, а только усложняют коммуникацию, увеличивая время до получения результата.

По сути, что нужно-то? Простой и удобный обмен файлами с сохранением истории версий, быстрый чат с возможностью включения других сотрудников фирмы и соблюдение политики конфиденциальности, выражающейся в ограничении прав доступа для внештатных исполнителей. Эти простые составляющие позволят оперативно получать и обрабатывать фидбек, добиваясь ожидаемых результатов с минимальными затратами времени и сил. Да и директор по внутренней безопасности (если таковой имеется) наверняка будет доволен.

Те, кто уже пользуются социальным интранетом Битрикс24, наверняка нашли в описываемом наборе требований черты “Экстранета” - функции, доступной для тарифов “Команда” и “Компания”. Если же термин пока в новинку, ничего не мешает оценить подобный подход самостоятельно. Достаточно создать собственный портал за пару минут и подключить бесплатный триал продолжительностью 30 дней.

Основное преимущество Экстранета для сотрудников - сохранение привычной рабочей среды. Как минимум, не нужно дублировать файлы, загружая их куда-то еще. Лента активности, уведомления и прочие компоненты работают также, как если бы вы общались с коллегой за соседним столом. Все, что нужно сделать - запросить у главного распорядителя портала права доступа в группу “Фриланс” или любое другое сообщество, относящееся к Экстранету. Если по счастливой случайности эти строки читает именно администратор, то ему можно посоветовать пересмотреть список людей, допущенных к участию в обсуждении.

Разумеется, любому контрагенту удобнее, если со стороны заказчика присутствует отдельно взятый и желательно один и тот же человек, но никогда не бывает лишним пригласить к обсуждению хотя бы его руководителя, чтобы снизить затраты времени на внутренние согласования макетов, набросков, роликов и релизов.

Привилегии пользователей и перечень доступных действий гибко настраиваются, а те, кому по должности не положено, и вовсе не будут видеть соответствующую группу в общем списке. Сам исполнитель, чем бы он не занимался в рамках сотрудничества с фирмой, сможет авторизоваться в собственном личном кабинете на корпоративном портале, причем сделать это можно с помощью аккаунтов социальных сетей.

Конечно, группы как таковые доступны и для внутреннего использования. По умолчанию на портале присутствуют разделы для общения по темам “Маркетинг”, “Продажи” и другим животрепещущим вопросам. Никто не мешает отредактировать список групп, определиться с составом участников или вовсе сделать все по-своему. Например, максимальный набор функций, доступный для любого сообщества, нужен не всем и далеко не всегда, и скрытие неиспользуемых модулей сделает группу легче и приятней визуально. Главное, чтобы все работало на благо общего дела, а индекс активности поможет наглядно отслеживать, кто и в каком ключе использует Битрикс24 для достижения поставленных целей.

Остается пожелать продуктивной работы, быстрых согласований и побольше лайков любому, кто предпочтет подобный формат взаимодействия традиционным перезвонам в Skype и чатам во всевозможных мессенджерах, история переписки в которых зачастую является частью технического задания.

Присоединенные материалы

1Битрикс24Продукты1С-Битрикс3 октября 2013 г.