13 января 2014 г. Родион Насакин

Как избавиться от лишних бумаг в работе компании

Три способа использования Evernote Business для уменьшения количества бумаг в вашем офисе.

Делиться информацией с коллегами проще, когда важные документы не спрятаны в шкафах и не затеряны в чьих-то столах. Переход к безбумажному офису помогает всем участникам команды получить быстрый доступ к информации именно тогда, когда в этом возникает необходимость. Предлагаем вашему вниманию три способа использования Evernote Businessдля уменьшения количества бумаг в вашем офисе.

Выработайте систему названий

Соберитесь с коллегами и выберите стандарты для названий заметок и блокнотов в бизнес-аккаунте вашей компании. Например, вам может быть удобнее упоминать в названии новых заметок дату оригинального бумажного документа, за которой будет следовать его название, или наоборот. Убедитесь, что все сотрудники понимают предложенную систему именования. Это сведет к минимуму будущие несоответствия и существенно облегчит поиск заметок.

Быстро обрабатывайте поступающую документацию

Несмотря на то, что ваша компания решила свести число бумаг к минимуму, ваши клиенты, покупатели или поставщики вероятно продолжат работать по старинке. Чтобы справиться с наплывом документов извне, вам нужно выработать привычку сразу сканировать все бумаги в совместные бизнес-блокноты Evernote. Там файлы будут проиндексированы и станут доступными для быстрого поиска, а вы избавитесь от стремительно растущей кипы бумаг на столе.

Сохраняйте порядок

После того, как все документы отсканированы, стоить уделить немного времени каждой новой заметке, приведя ее в соответствие с системой организации данных. Например, для каждого отсканированного документа можно открыть информацию о заметке в Evernote и установить в качестве даты создания ту дату, которая указана в оригинальном документе. Это облегчит поиск документов по дате. Если вы используете для упорядочивания материалов метки, их также стоит проставлять сразу же после сканирования документов.

Попробовать Evernote Business

Присоединенные материалы

1Evernote BusinessПродуктыEvernote3 октября 2013 г.
2EvernoteПродуктыEvernote3 октября 2013 г.